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Costaisa met en place la facturation électronique des fournisseurs dans le Consorci Sanitari du Maresme

Hospital de Mataró CSdM

Le Consorci Sanitari du Maresme (CSdM) a confié a Costaisa le développement, l'implantation et le support d'une solution pour la digitalisation, la surveillance, la réception et le circuit d'approbation de la facturation électronique de ses fournisseurs, intégrée à ses systèmes SAP ERP. Depuis sa mise en application en novembre 2015, plus de 8000 factures ont déjà été administrées de manière électronique.

Initialement, le projet est apparu à cause de la nécessité de se conformer à la loi 25/2013 qui régule l'obligation de présentation d'une facture électronique aux Administrations Publiques mais le CSdM a décidé d'en faire son fer de lance pour entreprendre la transformation technologique des procédés de facturation, en digitalisant la procédure, indépendamment du format (électronique, mail, PDF ou papier) et la nature de la facture, depuis la réception électronique, la digitalisation certifiée de factures papier grâce à un scanner intelligent permettant de les scanner et de les surveiller, jusqu'à la mise en place du circuit d'approbation de ces dernières.

La mise en application de ce projet s'est avérée très positive, puisqu'avec un volume de 20 000 factures de fournisseurs par an, essentiellement sous forme papier et comptabilisation manuelle, nous sommes passés à une comptabilisation préalable et directe des factures, ce qui a ainsi permis de réduire la durée des procédés de gestion et de validation, en plus d'une économie considérable de papier et de la réduction des erreurs, ce qui a pour conséquence la redistribution des fonctions de l'équipe administrative vers des tâches ayant une valeur ajoutée plus importante.

Sapasfact : Facturation électronique
Costaisa a bénéficié de la collaboration de sa filiale Sapas, partenaire de SAP et Saperion, pour l'implantation et la mise en œuvre du projet, basé sur Sapasfact, sa solution d'Entreprise Content Management (ECM) qui recouvre la numérisation, la surveillance et la réception de la facturation électronique ainsi que la connectivité avec la plateforme Gefact, de la Generalitat de Catalogne.  En outre, elle inclut les processus de capture, de stockage, d'archivage, de distribution de validation et de comptabilisation, intégrés de manière bidirectionnelle avec les systèmes économico-financiers de SAP.

Basée sur Saperion, elle permet de réduire les coûts de gestion de la documentation associée (traitement et stockage physique et écologique), et de garantir la traçabilité et la gestion légale de la documentation tout au long du cycle de vie du document. De plus, elle intègre Kofax Capture et KTM pour la capture "intelligente et automatisée", la reconnaissance et l'extraction de données, EdasFacturas pour la numérisation certifiée et le gestionnaire workflows de Saperion pour l'approbation et la comptabilisation en SAP.

Saperion tout comme Kofax/KTM sont des produits de Lexmark Entreprise Software, anciennement Perceptive Software, qui selon le dernier Gartner Magic Quadrant d'ECM est qualifiée comme étant le leader mondial dans la catégorie.